摘要：计算机技术的应用作为优化档案管理工作的关键点, 文章以促进档案管理高效化为前提, 围绕计算机技术这一话题, 分析了现阶段档案管理工作开展情况, 注重阐述了计算机技术在档案管理应用中意义, 期望能够提升档案管理工作质量与效率。
关键词：计算机技术; 档案管理; 意义;
1、引言
在档案管理中应用计算机技术, 具备其他管理模式所不能超越的优势, 如搜索便捷、储备量大、安全性高等。但是受到外界因素的干扰, 计算机技术的应用程度出现较大差距, 仅是在科学研究、投资等行业得到重用, 其他行业的档案管理工作依旧处于人工或半人工的状态。当前如何摆脱这一僵局, 充分发挥计算机技术的作用已经成为档案管理人员继续研究的问题。
2、实现档案现代化发展的要求
自20世纪末期至今, 越来越多国家意识到计算机技术的应用价值, 将其核心技术用于档案管理工作中, 能收获意想不到的效果, 具体如下:
(1) 尝试将计算机技术引入至档案管工作, 利用计算机技术的搜索功能, 帮助员工在短时间内寻找所需的信息资源, 不仅能提升工作效率与质量, 而且充分展现出计算机技术的容量优势。与传统档案管理模式相比, 计算机技术具备诸多优势[1]。因此, 工作人员需要提高对其的重视, 在日常工作中将档案资源输入至系统中, 为日后搜索档案资源奠定扎实的基础。
(2) 基于大数据时代背景, 电子档案数量与日俱增, 计算机技术的融入能够有效减轻档案管理工作人员的工作量。立足于整体, 将档案资源全部输入到计算机系统中, 自主构建数字化档案资源库, 此种以信息技术为基础构建的资源库, 为创新档案管理工作提供了有利条件。
(3) 为了迎合用户的使用需求, 工作人员需要不断开放档案信息的查找范围, 为其提供更多历史档案, 以此提升用户的使用满意度。此外, 依据用户搜索习惯, 定期推送相关档案, 区分现有档案类型, 构建多种形式的计算机门户网站。
(4) 档案管理工具会随着时代的变迁而变化, 电子档案作为发展趋势, 工作人员需要及时转换工作思想。电子政务、在线购物、无纸化办公等活动的出现, 为档案管理工作带来了巨大冲击。人们开始慢慢习惯使用计算机进行交流、传播、储存及搜索信息。信息的保存形式也由最初的纸质版变成电子版, 这也就是人们口中常说的电子档案[2]。服务范围的扩大, 管理手法的创新都对档案管理人员的职业素养与计算机操作能力提出新要求, 在实际工作中管理人员必须要树立服务意识, 充分利用计算机技术, 将其与工作经验、档案资源、经典案例及编研材料进行融合, 从而在激烈的市场竞争中站稳脚跟, 在实践工作中不断优化方法, 强化自己的服务能力, 从根本上提升档案管理工作开展质量。
3、有助于推动计算机信息处理及信息管理的结合
十几年来, 随着改革开放程度的深化, 我国档案管理工作发生了翻天覆地的变化, 档案管理人员的职业素养有了大幅度提升, 而档案信息管理工作却没能紧跟时代的发展脚步。档案管理工作除了完成既定工作任务外, 还需要注重管理技术方面的革新, 创新研发档案服务技术, 以此还原真实的档案资源。信息管理作为档案管理工作的重点, 而计算机技术的应用能够帮助工作人员更好管理、开发信息资源, 是实现档案信息化建设必不可少的条件[3]。档案管理信息化, 简单的说是借助现代化技术手段革新档案管理形式, 从而真正实现档案数字化管理的发展目标。在实际工作中, 工作人员需要善于使用计算机技术对档案信息进行系统化管理, 结合工作所需自主研发管理软件, 以此展现其在促进档案管理事业有序发展中具备的作用。此外, 计算机技术的应用为实现计算机信息处理及信息管理的结合提供了便利, 有助于提升档案人员的管理能力。
4、有助于树立档案工作管理者的计算机意识与现代化意识
要想实现档案管理信息化这一目标, 当务之急是培养工作人员的计算机意识。从字面上理解, 计算机意识便是, 社会发展、学习生活中自主形成的一种新思维, 在思维的带动下, 人们在工作中会越来越习惯借助计算机技术去解析问题, 甚至将其视作不可或缺的信息处理工具。基于当下发展背景, 要想在激烈的市场竞争中占据一席之地, 就需要具备灵活驾驭现代化技术的能力, 档案管理亦是如此。工作人员除了要具备专业技能与服务能力, 还需要有一颗紧随时代发展不断学习进步的心。档案管理作为信息管理中一项重要工作, 工作注意对象的开发、工作形式的创新, 管理技术的研发是工作的发展趋向[4]。
但是从实际工作开展情况来看, 存在一些问题急需解决, 具体体现在如下几方面:其一, 工作人员计算机意识薄弱、缺乏工作紧迫感等;其二, 选用的管理模式过于守旧, 工作效率可想而知;其三, 工作人员没有时间与精力去拓展业务, 即便尝试开发一些新技术, 也没能达到推广。归根到底, 刨除一些无法抗拒因素, 出现这一问题的主要原因在于部门领导缺乏对计算机技术的认知与支持。现有档案管理工作人员的工作潜能没能充分开发, 选用的管理理论及管理能力与工作需求存在差距, 专业技能不符合岗位标准, 进一步引发档案管理工作能力停滞不前的问题。
由此情况我们能够得知, 在大数据时代背景下强化档案人员, 尤其是档案管理部门管理者的信息化意识、现代化档案信息管理意识至关重要。只有取得部门领导的支持, 才能加快半人工管理向数字化档案资源管理的转变[5]。需要注意的是, 此种工作意识的形成并不是一蹴而就, 需要一段时间的累积。因此, 在实际工作中, 需要将提升管理人员计算机操作能力为切入点, 积极宣传计算机技术的应用价值, 促使管理人员提高对计算机技术的重视, 并为了实现数字化档案管理这一目标而积极努力。此外, 定期开展计算机知识普及培训活动, 为员工提供实训与参训的机会, 有意识培养他们的数字化管理意识, 以此推进档案工作的加速发展。
5、有助于顺应时代发展要求, 提升管理人员职业素养
随着经济发展速度的提升, 信息化逐渐成为“热词”, 电子文档的出现与管理为半智能的档案管理工作带来了前所未有的发展机遇。基于当下发展背景, 怎样展现档案管理工作的优势与特性, 为社会发展提供细心、贴心的档案信息服务, 已经成为急需要解决的一个问题。结合当下发展需求, 创新开展档案管理工作, 提升管理人员计算机能力与职业素养是关键。
随着各国间经济往来的愈发密切, 经济形势变化莫测, 新科技、新技术、新语言、新结论等如同雨后春笋般涌现, 而档案管理工作人员却停滞不前, 没有意识到问题的严重性。基于此问题, 在实际工作中, 管理人员需要广泛学习新方法、新经验、新技能等, 积极参与技术培训活动, 在岗位中充分施展自己的才能, 为实现数字化档案管理贡献力量。
《档案法》中明确指出:“在开展档案管理工作中, 工作人员应选用先进的管理手段, 以实现数字化信息管理为工作目标。”虽然技术创新对优化工作环境具有积极作用, 但是归根究底人才是第一生产力, 若无法提升管理人员的职业素养, 将很难实现既定的工作目标。因此, 在实际工作需要从工作能力与意识等方面入手, 全面分析在职人员的工作能力, 针对存在的问题制定专项训练方案, 既能够加快专业教育的革新速度, 整改专业人才培养方案, 又适应了发展需求, 有助于培养档案人员的服务意识与终身学习意识, 从整体上优化管理人员队伍的职业技能与素养。
以电子商务为例, 档案管理人员除了要具备精湛的工作能力与语言表达能力, 还要具备熟练操作档案管理系统、调取档案资源、检修常见故障等能力, 在实践工作中积极学习新方法, 提升自我专业能力。此外, 管理人员需具备灵活使用现代化工具的能力, 依据工作所需创新服务项目, 为客户提供更舒心的信息服务。因此, 档案部门管理者需要定期组织开展技能培训活动, 对在职员工进行技术培训, 使其能够轻松应对各项工作。在工作中善于反思, 不断优化知识体系, 以此适应不同发展需求。只有构建一支高素质的档案管理专业队伍, 才可以有效解决现存问题, 并在提升服务能力的基础上, 促进档案管理工作的有序发展。
6、结束语
综上所述, 档案管理工作中应用计算机技术已是必然。因此, 档案管理部门管理者需要提高对其的重视, 自主培育一支高素质且专业能力强的档案管理人才队伍。在实际工作中, 积极开展技能培训活动, 强化管理人员的服务意识与工作能力, 使其能满足工作需求, 从而不断提升档案管理工作质量与效率。
参考文献
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[2]梁德敏.计算机技术在数字档案管理中的运用[J].信息系统工程, 2017 (9) :40.
[3]陈皓颖.基于大数据的计算机数据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].信息与电脑 (理论版) , 2017 (11) :161~162.
[4]辛洪春.浅谈计算机技术在事业单位档案管理中的应用[J].才智, 2017 (16) :254.
[5]李薇, 王琳, 韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才, 2017 (5) :80~87.
http://m.rjdtv.com/jisuanjilunwen/4979.html
